İyi Bir Halkla İlişkiler Projesi Nasıl Oluşturulur?

İyi Bir Halkla İlişkiler Projesi Nasıl Oluşturulur?

Editörün Seçimi
-1

Uygulanabilir, sürdürülebilir ve iyi bir halkla ilişkiler projesi nasıl oluşturulur? Olayın bütününü görerek bir faaliyete başlamak neden önemlidir? Bir sinerjinin ürünü olan bu projeler otaya konarken uzun bir araştırma, planlama, uygulama ve ölçme ve değerlendirme süreci ne için gereklidir ve bu süreçlerde ne gibi uygulamalar gerçekleştirilir?

Proje Nedir, Nasıl Oluşturulur?

Bu makaleden  önce konuyu özümsemek adına değindiğim çok önemli bazı kavramlar var. Proje nedir, Nasıl Oluşturulur? isimli makaleme bu anlamda göz atabilirsiniz. Proje kavramına hepimiz az çok vakıf olsak da içeriğini özümsemek gerekli diye düşünüyorum. Çünkü iyi bir halkla ilişkiler projesi hazırlanırken temel olarak proje kavramından ne anladığımız da önemlidir.

Halkla Ilişkiler Projesi Süreçleri

Genel olarak halkla ilişkiler uzmanlarına göre projelendirme süreci 4 ana başlıktan oluşur;

  • Araştırma
  • Planlama
  • Uygulama
  • Ölçme ve Değerlendirme

Bu aşamaların her biri ayakları yere basan, temelleri sağlam, uygulanabilir ve sürdürülebilir bir proje için dikkatle ve titizlikle hazırlanmalıdır.

1) Araştırma Süreci

Ortaya konacak proje ile ilgili yöntemli bir çalışmadır araştırma. Diğer bir tanımla bilgi toplama sürecidir. İlk adım, hedef kitle özelliklerinin ve beklentilerinin saptanmasıdır. Burada kuşkusuz kitlenin gelir, yaş ortalaması, coğrafi dağılımı ve demografik özelliklerinin belirlenmesi önemlidir.

Yapılan araştırmalar neticesinde elde edilecek bilgiler projenin yolunu açacak. Uygulamaya oranla çok daha fazla zaman alan iki süreçten biridir. Araştırmanın temel unsurları;

  • Bilginin organize bir şekilde toplanması,
  • Toplanan verilerin eleştirel incelenmesi,
  • Olguların akıl yolu ile açıklanması

olarak gösterilebilir.

Bir projenin araştırılmaya değer olabilmesi için ise; faydalılık, orjinallik, gerçekçilik, güncellik, araştırılabilirlik, zaman ve masraf kavramlarına mantıklı cevaplar verebilmesi gerekir.

Araştırmanın Aşamaları

  • Problemin seçimi
  • Araştırma taslağının belirlenmesi
  • Veri toplama
  • Verilerin incelenmesi
  • Sonuçların yorumlanması

Araştırma Konusunun Saptanması

Bir konu seçimi araştırma sürecinin en büyük unsurudur. Araştırma konusunun saptanması soruna verilecek tepkinin de belirlenmesi anlamına gelir. Araştırma sürecinde yararlanılabilecek kaynakları ise

  • Kitaplar
  • İnternet siteleri
  • Gazeteler
  • Dergiler
  • Kurum yayınları

şeklinde daha uzun uzun örnek verebiliriz.

Ayrıca araştırmanın konusuna göre önemli olan durum analizi, risk analizi, rekabet analizi ve swot analizi vardır. Tüm araştırma kaynaklarından elde edilecek bulgular planlama ve uygulama aşamasında projeyi hızlandıracaktır.

2) Planlama Süreci

Projelerin sağlıklı olarak yürütülmesini sağlayan aşamadır. Sorunların nasıl çözüleceği ve fırsatların nasıl değerlendirileceği stratejiler bu aşamada geliştirilir. Planlama çabalara odaklanarak etkinliği geliştirir, uzun dönemli düşünmeyi ve ortaya çıkabilecek hatalar üzerinde proaktif düşünebilmeyi sağlar.

Amaçların ve hedeflerin belirlenmesi

Amaçların ve hedeflerin sahip olması gereken bazı kriterler bulunuyor. Bu kriterleri;

  • Spesifik
  • Ölçülebilir
  • Ulaşılabilir
  • Gerçekçi
  • Zamanlı
  • Hedeflenmiş olarak sıralayabiliriz.

Hedef Kitle Seçimi ve Analizi

Hedef kitleler kurumun faaliyetlerinden etkilenen gruplardır. Hedef kitle genel değil spesifik bir gruptur. Yani toplumun içindeki sınırlı bir kitledir.

Projenin doğru kişilere ulaşması için hedef kitle analizi yapılması gereklidir. Bu kapsamda ne yiyip ne içtikleri, nerelerde gezdikleri, alışveriş tercihleri, sosyo-ekonomik ve demografik özellikleri büyük önem taşımaktadır.

Mesajların etkili biçimde hazırlanabilmesi, iletim kanallarının ve tekniklerinin belirlenmesi gerekir. Bu bağlamda hedef kitle bütün bir ülkeyi kapsayabileceği gibi ufak bir köy halkını veya bir kurum çalışanlarını da kapsayabilir.

Stratejilerin ve taktiklerin belirlenmesi

Strateji planlamanın görünmeyen kısmıdır. Stratejilerin vücut bulmuş şekli taktiklerdir ve rakipler taktikleri görebilir. Strateji bir konunun nasıl olduğuyla ilgiliyken taktikler ne yapıldığıyla ilgilidir.

Uygulanabilirlik ve Sürdürülebilirlik

İyi bir halkla ilişkiler projesinin olmazsa olmazı iki kavram uygulanabilirlik ve sürdürülebilirliktir. Büyük emekler sonucu başarısızlığa uğramış bir çok proje bulunur. Buradaki temel sorun bu iki kavramın iyi planlanamamış olmasındandır.

Medya ve tekniklerin belirlenmesi

”The Medium is the Message”

demişti McLuhan. Medya mesajdır. Hedef kitleye ulaştığımız iletişim kanalı da mesaj kadar önemlidir. Hangi mesajı hangi kanal vasıtası ile hangi kitleye ulaştıracağımız büyük önem arz ediyor.

İletişim kanalları ise genel anlamda;

  • Yazılı, görsel ve işitsel Teknikler
  • Kurum yayınları
  • Yayın ortamları ve teknikleri
  • Açık-kapalı mekan uygulamalarından oluşmakta.

Faaliyet ve Bütçe Planı

Her faaliyet somut birer işlemdir ve her proje için atılan somut adımlar belirli bir bütçe doğurur. Bir halkla ilişkiler projesi sürecinde medya ve tekniklerinin belirlenmesi, araştırmanın planlanması ve daha bir çok faktör bütçe çerçevesinde belirlenir. Bütçe belirlenirken gerçekçi bir yaklaşım güdülmelidir.

  • Hizmet maliyetleri
  • Kira maliyetleri
  • Reklam maliyetleri
  • Sponsorluk maliyetleri
  • Donanım maliyetleri
  • Donanım maliyetleri
  • Ekstra harcamalar

doğabilecek harcama kalemleri arasında yer alır.

3) Uyguluma Süreci

Araştırmada sonucu ortaya belirlenen strateji ve planların ortaya konduğu aşamadır. Uygulama basamağında mutlaka yaratıcı, kampanya ve iletişim stratejilerinin ortaya konması gerekir.

Uygulama planı oluşturularak bir projenin ne olduğıu, nerede uygulanacağı ve bütçe ve faaliyet raporlarının hayata geçirilmesi gerekir, bu ise proje künyesini oluşturur.

Bu süreçte lobicilik, kurum içi halkla ilişkiler ve kurum dışı halkla ilişkiler faaliyetleri uygulamaları yer alır. Faaliyetlerin ise mutlaka belirli bir hedef kitlesi, amacı ve uygulanma şekli olmalıdır.

Uzun veya kısa dönemli olması farketmeksizin her projenin zaman tablosu bulunmalı. Yapılanların ve yapılacak olanların detaylı bir şekilde görülebilmesi için zaman tablosu elzemdir.

Genel bütçenin nerelerde ve nasıl kullanıldığı ise bütçe planının tutulması ve takip edilmesi ile ortaya çıkar.

4) Ölçme ve Değerlendirme Süreci

Çoğu zaman atlanabilen bir aşamadır ölçme ve değerlendirme kısmı… Ancak projenin başarıya ulaşıp ulaşmadığı, hedeflere ne ölçüde ulaşılabildiği bu süreçte ortaya çıkar ve nafile bir uğraş değildir. Son basamak gibi görünse de her aşamanın içinde kendini hissettiren bir süreçtir. Planlamada veya uygulamada yanlış giden şeyler görüldüğünde düzeltmelerin anında yapılabilmesi için ölçme ve değerlendirme şarttır.

Kar zarar durumunun ortaya konması bir diğer önemli unsurdur. Yaptığımız onca bütçe planı ve faaliyetinin sonucunda projemizin ne ölçüde amaca hizmet ettiğinin ortaya konması gerekir.

Macnamara Modeli

Halkla ilişkiler projesi değerlendirilirken Macnamara Modeli kullanışlı bir araçtır. Temel olarak girdiler, çıktılar ve sonuçları esas alır. Model bir piramit oluşturur. Tabanda girdiler yani mesaj içeriğinin uyumu, ortamın uygunluğu gibi kavramlar yer alır. Üzerinde çıktılar yani mesajı dikkate alanların sayısı, gönderilen ve basında yer alan mesajların sayısı bulunur. Piramidin tepesinde ise sonuçlar yani tutum değiştirenlerin sayısı, ulaşılan başarının niteliği yer alır. Macnamara’nın Macro Değerlendirme Modeli bu şekilde bir piramidi öngörüyor. Kapsamlı bir model oluşu onu önemli bir ölçme ve değerlendirme aracı haline getiriyor.

 

 

 

Yazar hakkında

E-posta adresiniz yayınlanmayacaktır. Gerekli alanlar işaretlenmiştir.*